Jak vytvořit pěkný dokument?

Formální úprava dokumentů s problematikou jazyka souvisí jen volně, je však jistě neméně důležitá jako pravopis. Určitou oporu má ve státní normě, která přesně stanoví, jak má která písemnost vypadat. V dnešní době, v níž čelíme záplavě informací, je asi nejdůležitější, aby text byl přehledný, dobře čitelný, aby se v něm čtenář snadno orientoval, aby vyhovoval typografickým normám a navíc se při dalším zpracovávání choval dostatečně stabilně. Toho lze poměrně snadno dosáhnout, budete-li ve svých textech dodržovat několik jednoduchých pravidel, která představuje tento článek.

Je samozřejmě nutné vědět i to, jak patřičného výsledku co nejsnadněji dosáhnout. Proto stojí za to, seznámit se s některými možnostmi textového editoru. Budeme se věnovat nejrozšířenějšímu z nich, programu MS Word.

K jejich zobrazení/skrytí slouží tlačítko Zobrazit vše označené symbolem ¶, které najdete na kartě Domů v sekci Odstavec. Po stisku uvidíte všechny znaky v dokumentu, nejen ty běžné, ale i řídicí. Snadno zjistíte, kde máte omylem více mezer, kde je text posunutý pomocí mezer, a nikoli zarovnáním, kde končí odstavce apod. Po opětovném stisku tlačítka budou symboly opět skryty.

Na následujícím obrázku je vidět, že běžné mezery jsou zobrazeny jako tečky, nedělitelné (pevné) mezery jako kolečka, měkký konec řádku (vložený klávesami Shift+Enter) jako zalomená šipka vlevo a znak konce odstavce (vložený klávesou Enter) jako znak ¶. 

Zobrazení skrytých znaků
1. Zobrazení skrytých znaků

Používejte pravítka
Při psaní textů Vám pomohou pravítka, vodorovná i kolmá. Pokud náhodou nejsou zobrazena, zapnete je příkazemZobrazení – Pravítko. Vidíte na nich okraje odstavců a případně i nastavené tabulátory.

Vyzkoušejte krok zpět (a dva kroky vpřed :)
Ať napíšete, zformátujete nebo smažete ve Wordu cokoliv, vždycky to lze vzít zpět. Např. omylem smazaný řádek nemusíte znovu psát, ale stačí se jednoduše vrátit o krok (nebo více kroků) zpět. K tomu slouží dvě zakulacené šipky vlevo nahoře nebo stisk Ctrl+Z.

 `ipky pro akce Krok zpět a opakovat (krok vpřed)
2. Šipky pro akce Krok zpět a opakovat (krok vpřed)

Vylaďte si písmo
Pište klasickým fontem. Volba vhodného fontu (typu písma) je klíčem k dobré čitelnosti dokumentu. Nejčastěji se používají fonty běžně dostupné, jako je např. Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri, ideálně jednotně v celém dokumentu. Méně obvyklý font nemusí obsahovat všechny české znaky.

Zvolte dostatečnou velikost písma. Obvykle se doporučuje velikost 12, popřípadě 11 nebo 10. Pokud text obsahuje poznámky pod čarou, mohou být psány ještě menší velikostí. Větší písmo naopak můžete použít pro formátování nadpisů.

Zvýrazňujte pomocí řezu písma, tj. užitím kurzivy, tučného písma nebo podtržení (písmena B, I, U na kartě Domů). Tučné písmo slouží ke zvýrazňování částí textů nejčastěji. Kurziva se užívá zejména pro označení odborných termínů nebo pro citace. Podtržení je nejméně časté, pokud je použijete, pak raději pouze v rámci jednoho řádku. Standardně se podtržením označuje aktivní hypertextový odkaz jako např. www.nechybujte.cz. Velká písmena nebo kapitálky lze použít v nadpisech, uvnitř textů však snižují čitelnost, lze je proto občas použít pro zvýraznění některých slov, ale nikoli celých vět.

Formátovat písmo můžete ve Wordu přímo pomocí skupiny Písmo na kartě Domů, všimněte si i aktivní šipky vpravo dole, pomocí které zobrazíte dialog Písmo. Podobně se k němu dostanete po stisku pravého tlačítka myši. 

Skupina pro formát písma
3. Skupina pro formát písma
Kontextové menu - Písmo      Dialog Písmo
4. Kontextové menu - Písmo 5. Dialog Písmo

Uvedená doporučení se samozřejmě týkají spíše oficiálních dokumentů. Při návrhu těch odlehčenějších, jako je pozvánka na karneval či diplom za umístění v soutěži, můžete směle popustit uzdu své fantazii.

Dodržujte základní typografická pravidla
Nenechávejte na konci řádku jednopísmenné předložky v, s, k, z, u, o, případně ani spojky i, a. Jak toho docílit? Word umí automaticky nahrazovat mezery po jednopísmenných předložkách pevnými mezerami. V těchto místech se pak řádek nikdy nezalomí. Funkci nabízejí automatické opravy, dialog zobrazíte pomocí Soubor – Možnosti – Kontrola pravopisu a mluvnice – Možnosti automatických oprav, karta Automatické úpravy formátu při psaní. Pevnou mezeru můžete vždy vložit také ručně stiskem Ctrl+Shift+mezerník

Automatické nastavení pevných mezer po předložkách
6. Automatické nastavení pevných mezer po předložkách

Nepište mezeru před interpunkčními znaménky (, . ; : ! ? atd.), ale naopak za nimi. Toto Word automaticky neohlídá, ale gramatická kontrola některá sporná místa odhalí a podtrhne je zelenou vlnovkou. Pokud bude chyb hodně, můžete je efektivně opravit pomocí dialogu Nahradit, který najdete na kartě Domů nebo jej zobrazíte stiskemCtrl+H. Do řádku Najít napíšete mezera čárka ( ,) do Nahradit čárka (,) a stisknete tlačítko Nahradit vše. Podobně pro tečku, dvojtečku, otazník apod.

Označené nadbytečné mezery
7.Označené nadbytečné mezery
 
Odstranění přebytečných mezer pomocí dialogu Najít a nahradit
8. Odstranění přebytečných mezer pomocí dialogu Najít a nahradit

Zarovnávejte text s elegancí 
Běžný text v odstavci se zarovnává vlevo nebo do bloku (na levý i pravý okraj). Za estetičtější je často považována bloková úprava textu, její nevýhodou však je, že vede k nestejně dlouhým mezislovním mezerám na jednotlivých řádcích. Pokud jsou tyto mezery již tak široké, že působí rušivě, je třeba text upravit, např. změnou slovosledu nebo ubráním slov. Další možností je povolit dělení slov, které se provádí automaticky, nebo vkládáním speciálního znaku pro volitelné rozdělení. To se může hodit také při tvorbě užšího sazebního sloupce.
Zarovnání na střed se hodí pro nadpisy nebo popisky. 

Ikonky pro zarovnání najdete v sekci Odstavec přímo na kartě Domů nebo pomocí pravého tlačítka myši v dialogu Odstavec. Dělení slov povolíte nebo zakážete na kartě Rozložení stránky, sekce Vzhled stránky

Odstavce
 

Řádkujte jednoduše 
Používejte jednoduché nebo mírně zvětšené řádkování, vždy totožné v rámci všech odstavců stejného typu. Horní hranicí je nastavení na 1,5 řádku. Řádkování změníte pomocí ikony s šipkami v sekci Odstavec nebo přímo pomocí dialogu Odstavec. Zde nastavíte i kolmé mezery před odstavcem a za ním (Mezery Před a Za) nebo odsazení prvního řádku (Speciální).

Ikona pro nastavení řádkování  ve skupině pro formát odstavce

 

 

 11. Ikona pro nastavení řádkování 
ve skupině pro formát odstavce

                 Dialog Odstavec, nastavení řádkování
            12. Dialog Odstavec, nastavení řádkování
 
V každém dokumentu musí být na první pohled zřejmé, kde začínají a končí jednotlivé odstavce. Používají se dva základní způsoby, které je ale lepší navzájem nekombinovat. Oba snadno nastavíte ve formátu odstavce:

a) kolmá mezera mezi odstavci, obvykle ve výšce jednoho řádku. Určitý prázdný prostor, který odstavce opticky oddělí;
b) odsazení prvního řádku tabulátorem, lépe nastavením ve vlastnostech odstavce. Velikost odsazení nemá být příliš velká, nejvýše trojnásobek velikosti písma. Řádek hned za nadpisem se obvykle neodsazuje.

Následující ukázka znázorňuje oba způsoby členění odstavců. Texty jsou náhodně vygenerované pomocí nástroje na stránce http://cs.blabot.net/ 

Možnosti členění odstavců: mezery mezi odstavci a odsazení 1. řádku
13. Možnosti členění odstavců: mezery mezi odstavci a odsazení 1. řádku

Také u nadpisů by mělo být na první pohled jasné, ke kterému odstavci patří. Častou chybou jsou stejné mezery před nadpisem i za ním. Nadpis pak trochu neurčitě plave. Porovnejte sami následující ukázky.

Málo přehledně umístěné nadpisy
14. Málo přehledně umístěné nadpisy
 
Přehledně umístěné nadpisy
15: Přehledně umístěné nadpisy

Okraje nejsou okrajová záležitost
Standardní velikost stránky je A4 a většinou s ní vystačíte. Pravý ani levý okraj by neměly být užší než 2 cm, obvykle to bývá 2,5 cm. Pokud píšete text, který bude svázán do vazby, vnitřní okraj nastavte větší, aby byl dostatečný prostor pro hřbet a text na vnitřní straně byl dobře čitelný. Okraje, orientaci i velikost nastavíte na kartě Rozložení stránky

Nastavení okrajů stránky
16. Nastavení okrajů stránky
  

Ovládněte texty na přelomu stránky
V profesionálně vyhlížejícím dokumentu stránka nikdy nekončí jedním řádkem nového odstavce ani nezačíná posledním řádkem odstavce z předchozí stránky. Jsou to tzv. osamocené řádky. Tomuto lze zabránit pomocí funkceKontrola osamocených řádků v rámci dialogu Odstavec, karta Tok textu. Můžete také zajistit, aby byl vždy celý text odstavce na stejné stránce, tj. spojit text odstavce zatrhnutím políčka Svázat řádky

Formátování toku textu v odstavci

17. Formátování toku textu v odstavci

Využívejte možnosti vložit konec stránky
Při potřebě, aby určitý text (např. kapitola) začínal na další straně, postupuje nemalá část pisatelů tak, že před něj umístí kurzor a odsouvá jej opakovaným stiskem klávesy Enter dolů tak dlouho, až „přepadne” na další stranu. Nevýhodou této metody je, že když později dopíšete nebo smažete text kdekoliv nad tímto místem, posunutý text bude umístěn špatně.

Vhodnější je nad text, kterým má začínat další strana, vložit značku pro konec stránky (ve Wordu: Vložení – Stránky – Konec stránky. Na obrázku vidíte, jak se tento skrytý znak zobrazuje. 

Znak konce stránky
18. Znak konce stránky

Bleskové psaní výčtů 
Výčty umožňují umístit snadno a přehledně velké množství údajů. Vlastnímu výčtu obvykle předchází uvozovací věta, zakončená zpravidla (ale ne nutně) dvojtečkou. Po ní následují texty, které jsou uvozeny číslicemi, písmeny, pomlčkami nebo nějakými jinými grafickými prvky (šipkami, kolečky apod.). V rámci Wordu je tvoříme pomocí Odrážek a Číslování na kartě Domů (nebo stiskem pravého tlačítka myši). Možnosti odrážek a číslování přibližují ukázky.

Odrážky a číslování
19. Odrážky a číslování

Čtivý formát PDF
PDF je univerzální formát souborů, přenositelný mezi platformami a mezi aplikacemi. Jeho velkou předností je to, že plně zachovává vzhled dokumentu (písma, uspořádání stránek, obrázků) v různých prohlížečích, může obsahovat i hypertextové odkazy. Tento formát se často se používá pro finální elektronické dokumenty, zejména pro ty určené na webové stránky. PDF dokument snadno vytvoříte exportem přímo z programu MS Word (od verze 2007) příkazySoubor – Uložit jako – zvolit formát souboru PDF nebo Soubor – Save as Adobe PDF.

Export souboru do formátu PDF
20. Export souboru do formátu PDF

PDF se často používá jako formát pro ukládání dokumentů určených pouze pro čtení. Word 2013 už ale umí otevřít dokumenty typu PDF a převést je na text, se kterým lze dále pracovat.

 ŠEVEČKOVÁ, Michaela. Jak vytvořit pěkný dokument?. Metodický portál: Články [online]. 08. 04. 2015, [cit. 2015-09-08].
Dostupný z WWW: <http://clanky.rvp.cz/clanek/c/Z/19833/JAK-VYTVORIT-PEKNY-DOKUMENT.html>. ISSN 1802-4785.